ChatGPT neemt taken uit handen
Onder tijdsdruk efficiënter werken door ChatGPT taken uit te laten voeren
Op een vrijdagmiddag om vier uur krijg ik een mail dat een collega onverwacht afwezig zal zijn van werk. Er moet een overzicht gemaakt worden van de cliënten, en een inschatting gemaakt worden of er mensen zijn die overbrugd moeten worden tijdens de afwezigheid van mijn collega.
Er is aanzienlijke tijdsdruk, omdat ik nog maar een uur heb voordat ik naar huis moet. In dat uur moet ik uitzoeken wie op de lijst moeten komen en moet ik bedenken hoe ik iedereen triageer (iedereen komt namelijk op de lijst te staan). Na het weekend ben ik er pas weer op woensdag, dus de collega’s die maandag zien dat mijn collega er niet is moeten dan weten om welke cliënten het gaat en welke acties er nodig zijn voor welke cliënten.
Als hier iets in misgaat bestaat de kans dat zij meer werk moeten doen dan eigenlijk nodig is, er moet dus een duidelijke mail met actiepunten komen.
Uit eerdere ervaring weet ik dat praten met ChatGPT het beste werkt op momenten dat ik mijn gedachten even wil laten gaan, of als ik hardop moet denken. In deze situatie moet ik snel werken, en ik wil twee dingen tegelijk doen. Praten tegen ChatGPT en op mijn pc alvast aan de slag gaan met Excel.
Ik vertel het volgende aan ChatGPT:
“Ik wil eerst uitleggen wat mijn probleem is, en daarna wil ik dat je samen met mij een concreet en zo praktisch mogelijk plan van aanpak maakt. Ik moet een lijst maken met cliënten die ik moet triageren, er moet een indeling komen met wie als eerste contact opgenomen moet worden en wie als laatste. De inschatting maken doe ik zelf, ik wil alleen een aantal criteria waarop ik mijn inschatting kan baseren. Geef me een lijst met criteria, en rangschik die lijst vervolgens van meest impactvol criterium naar minst impactvol”.
Na een seconde komt ChatGPT met onderstaande lijst van criteria, gerangschikt en wel. Hij weet al dat ik met MBT werk dus dit wordt automatisch toegevoegd.
De volgende stap is het ordenen van cliënten op basis van deze criteria, dit neemt de meeste tijd in beslag. Hierna moet ik alleen nog een mail sturen naar collega’s met het Excelbestand, en een aantal korte instructies. Nadat ik een conceptmail had geschreven was het een paar minuten voor vijf, en had ik niet veel tijd meer om de mail bij te schaven en meer duidelijk te maken. Ik heb mijn conceptmail aan ChatGPT gegeven en onderstaande opdracht gegeven:
“Dit is een concept van een mail aan mijn collega’s. Herschrijf hem zodat mijn collega’s snel kunnen zien wat de stand van zaken is, en zodat ze snel weten wat ze moeten doen.”
De mail werd snel herschreven en had een duidelijk betere opmaak. Er waren bulletpoints toegevoegd en de mail was ingekort. Ik heb de mail gekopieerd en aan mijn collega’s gestuurd.
Wat heeft dit opgeleverd?
Op een aantal punten heeft ChatGPT taken uit mijn handen genomen. Niet omdat ik het zelf niet kon, maar omdat het mij tijd bespaarde. Ik kon met ChatGPT praten terwijl ik Excel startte en een eerste opzet bedacht terwijl ChatGPT een opzet maakte voor de triagering. Het meeste werk ging voor mij zitten in dossiers lezen en een volgorde maken waarin we contact op zouden nemen met cliënten. Vervolgens nam ChatGPT weer een belangrijk deel van mijn werk over door een krabbelige conceptmail te verfijnen en makkelijker leesbaar te maken.
Deze casus laat zien op welke vlakken ChatGPT een taak kan vereenvoudigen en versnellen. Waar ik nu een taak uitvoerde in ongeveer een uur met milde stress had mij dat zonder ChatGPT zeker langer dan een uur gekost, met zeker meer stress omdat ik onder een grotere tijdsdruk meer taken uit had moeten voeren.